Projectsecretaris bij De Thuisgevers

Uitvoeringsvoorwaarde

Er mag geen arbeidsrelatie/dienstbetrekking ontstaan tussen de opdrachtnemer en de gemeente Kampen. De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder direct toezicht en leiding van de gemeente Kampen, wat niet voldoet aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet DBA. Dit is niet van toepassing als de inschrijver een ZZP-er is.

Organisatie

De Thuisgevers is een samenwerkingsverband van gemeente Kampen, Protestantse kerk Nederland en het ministerie van Justitie en Veiligheid. Wij dragen bij aan de opvangcrisis door statushouders te huisvesten in leegstaand maatschappelijk vastgoed bij maatschappelijke initiatieven in heel Nederland. Dit doen we door publiek-private samenwerkingen te initiëren tussen gemeenten, ondernemers en maatschappelijke organisaties.

Opdracht

Als Projectsecretaris ben je de verbindende schakel binnen De Thuisgevers en meerdere maatschappelijke projecten. Je werkt intensief samen met het projectteam en draagt zo inhoudelijk én organisatorisch bij aan het succes van verschillende projecten. Je hebt daarmee een grote impact op de opvangcrisis en wooncrisis binnen Nederland. In je rol houd je het overzicht over de projecten en zorg je voor structuur.

Je werkzaamheden omvatten:

• Je ondersteunt de projectmanager bij de uitvoering van diverse inhoudelijke en administratieve werkzaamheden, zoals het bewaken van de agenda, het meeschrijven aan ambtelijke en bestuurlijke stukken, en het begeleiden van besluitvormingsprocessen;


• Je organiseert (project)vergaderingen en (bestuurlijke) overleggen, bereidt deze voor, verzorgt de verslaglegging en bewaakt de voortgang en afdoening van afspraken en besluiten;


• Je bent een aanspreekpunt voor het project – zowel intern als extern – en draagt bij aan het schrijven, redigeren en samenstellen van informatie- en presentatiemateriaal;


• Je geeft mede voorlichting over projectdoelstellingen, activiteiten en achtergronden, afgestemd op verschillende doelgroepen;


• Je draagt inhoudelijk en procesmatig bij aan het opstellen van offertes, projectplannen en klantpresentaties;


• Je hebt een proactieve houding in het ondersteunen van je collega’s en pakt extra werk op waar nodig;


• Je bent een kei in het zelfstandig organiseren van evenementen. Je bedenkt en voert een plan uit voor ons driejarig bestaan in oktober;


• Je werkt proactief aan onze (sociale) mediastrategie, komt zelfstandig met ideeën en weet een idee om te zetten naar uitvoering;


• Je onderhoudt contact met onze stakeholders, waaronder het nabellen van klantcontacten bij gemeenten en provincies en met Thuisgeefvrijwilligers.

Vereisten / Knock-outcriteria

1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.


2. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.


3. Aantoonbare werkervaring met projectmatig werken in een omgeving waar verschillende belangen samenkomen (beschrijf separaat en beknopt een voorbeeld in het cv).


4. Aantoonbare werkervaring met het organiseren van evenementen.

Selectiecriteria

(weging, totaal 100 punten)

1. Aantoonbare werkervaring met maatschappelijke thema’s en/of projecten (20 punten);


2. Aantoonbare werkervaring met het beheer van sociale media en het opzetten van mediacampagnes (20 punten);


3. Aantoonbare werkervaring met CRM-systemen (zoals Salesforce, Microsoft Dynamics of vergelijkbaar) (25 punten);


4. Aantoonbare werkervaring in een commerciële rol, waarin targets leidend zijn (benoem dit expliciet in het cv) (35 punten);

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

Als Projectsecretaris werk je zelfstandig en met lef. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende niveaus en weet structuur aan te brengen. Je voelt je thuis in een dynamisch werkveld en krijgt energie van resultaten boeken. Moeiteloos neem je het voortouw bij het organiseren van vergaderingen en events en je schuwt niet om collega’s aan te spreken op gemaakte afspraken en deadlines. Daarvoor check je geregeld in bij collega’s en vorm je zo het cement van de organisatie. Je hebt uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden – je schrijft helder, professioneel en doelgroepgericht. Tot slot heb je een sterk commercieel en procesmatig inzicht en overzie je de belangen van zowel de organisatie als de klant of opdrachtgever.

Beoordeling

1. Beoordeling cv’s op minimumeisen
   

   De cv’s worden beoordeeld op de minimumeisen. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen worden geselecteerd voor stap 2. Kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

   
   


2. Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
   

   De cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen worden in onderlinge vergelijking beoordeeld op de bovengenoemde “gunningscriteria”.

   
   

   De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

   
   


3. Uitnodiging voor een selectiegesprek
   

   De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

   
   
   
   
   1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
   
   
   2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.
   
   
   
   

   De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

   
   


4. Selectiegesprek
   

   In het selectiegesprek wordt getoetst in hoeverre de kandidaten voldoen aan het profiel (met name de competenties). Het gesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie worden herhaald.

   
   

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals

1

CV-eisen

Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr (vrij in te vullen)

Hybride werken is mogelijk: ja

Planning

De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 28 mei 2025. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 27 mei 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De Opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.


• De Opdrachtgever zal om een Integriteitsverklaring / geheimhoudingsverklaring vragen.


• De Opdrachtgever zal om een Uittreksel Handelsregister (KvK) vragen.


• De Opdrachtgever zal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) vragen.


• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).


• Voor opdrachtnemer geldt een Social Return (SROI) verplichting bij gegunde opdrachten hoger dan €400.000 binnen het DAS van de Talentenregio. Voor meer informatie zie: https://talentenregiohuurtin.nl/wp-content/uploads/2024/10/SROI-bijlage-DAS-v2.pdf.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot maandag 26 mei 2025, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.