Uitvoeringsvoorwaarde
Met het verstrekken van de opdracht (aan de ondernemer die inschrijft op de onderhavige opdracht en voor gunning in aanmerking komt) en de Provincie Flevoland mag géén arbeidsrelatie/dienstbetrekking tot stand komen. De inschrijver dient dit te waarborgen. Bij het inschrijven op de onderhavige opdracht moet in dit kader rekening worden gehouden dat de uitvoering van de werkzaamheden plaatsvindt onder direct leiding en toezicht van de Provincie Flevoland. Dit betekent dat niet wordt voldaan aan de criteria voor zelfstandigheid zoals vereist onder de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA). De Provincie merkt hierbij op dat aan de voornoemde uitvoeringsvoorwaarde niet wordt voldaan als de inschrijver een ZZP-er is (ongeacht of dit een eenmanszaak of een BV is).

Organisatie
Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de commissaris van de Koning vormen samen het bestuur van provincie Flevoland. De ambtelijke organisatie ondersteunt de bestuurders op allerlei manieren. De organisatie van provincie Flevoland bestaat uit ongeveer 500 medewerkers. Aan het hoofd staat het directieteam. Zij zijn de schakel tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie. Provincie Flevoland is een uitdagende en inspirerende werkgever. Ons werkveld? De samenleving! Elke dag werken wij aan Flevoland op het gebied van wonen, werken, recreëren en ondernemen.

Nieuw financieel systeem/SAP
De provincie Flevoland maakt per 1 januari 2024 voor haar financiële administratie/processen gebruik van SAP S/4HANA. We zouden dit systeem graag door ontwikkelen.
De SAP-oplossing voor de provincie Flevoland bestaat uit de volgende onderdelen:

• SAP FI/CO (financiële administratie/control)


• SAP MM (inkopen)


• SAP/PS (projecten)


• SAP/Funds Management (sturing op begroting en opgaven)


• SAP Invoice Management (SIM) voor inkomende facturen, inclusief (scanning)


• SAP Contractenmodule


• Koppelingen met andere systemen, waaronder LIAS/begroting, HR, e-Connect (e-facturen) en het Azure Dataplatform.


• Voor een beeld van de specifieke inrichting van het systeem is een globaal ontwerp uitgewerkt.

Opdrachtomschrijving
De (aanvullende) wensen voor het SAP-systeem moeten -voordat deze doorgevoerd kunnen worden- grondig geanalyseerd worden. Daarbij moeten oplossingen worden bepaald en gewogen, met aandacht voor de toepasbaarheid, kosten maar ook voor de impact op de laatste inrichting. Daarnaast willen we het systeem ook verder doorontwikkelen met nieuwe functionaliteiten waar dit de provincie iets kan brengen. Voor de uitvoering hiervan is de provincie op zoek naar een SAP-expert met veel ervaring in de bovengenoemde SAP-modules.

De opdracht wordt vervuld in de periode juni-december 2025. Het aantal uren is afhankelijk van de doorontwikkeling en zal tussen de 100 en de 300 uur bedragen. 

Daarnaast worden 2 verlengingen voorzien:

• januari-december 2026, met een geschatte omvang van 100-300 uur


• januari-december 2027, met een geschatte omvang van 100-300 uur

Benodigd aantal professionals
2, ter inschatting van de opdrachtnemer, afhankelijk van de gegeven deelopdracht.

Duur opdracht
De opdrachtnemer kan naar eigen inzicht de werkdagen bepalen, in de deelopdrachten wordt een leverdatum afgesproken.

Minimumeisen/ knock-outcriteria
1. Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
2. Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;
3. Uurtarief maximaal € 150,- exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer en fee Flextender.;
4. Een opleiding op minimaal hbo-niveau;
5. In loondienst bij een SAP Partner (ZZP en DGA zijn niet toegestaan, benoem dit duidelijk in het cv);
6. Aantoonbare werkervaring met de boven genoemde SAP S4/HANA onderdelen;

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
7. Aantoonbare werkervaring met SAP S/4HANA bij Nederlandse decentrale overheid (benoem dit duidelijk in het cv) (20 punten);
         a. Geen aantoonbare werkervaring (0 punten);
         b. Tot en met 2 jaar werkervaring (10 punten);
         c. 3 jaar werkervaring of meer (20 punten).
8. Aantoonbare werkervaring met SAP/Funds Management (sturing op begroting en opgaven) (benoem dit duidelijk in het cv) (40 punten)
         a. Geen werkervaring (0 punten);
         b. Tot en met 2 jaar werkervaring (20 punten);
         c. 3 jaar werkervaring of meer (40 punten).
9. Aantoonbare werkervaring met het analyseren en implementeren van releases binnen organisaties de afgelopen 3 jaar (benoem dit duidelijk in het cv) (40 punten);
         a. Geen aantoonbare werkervaring (0 punten);
         b. Tot 2 jaar werkervaring (20 punten);
         c. Meer dan 2 jaar werkervaring (40 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u/ de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Analytisch (in staat om een wens snel te analyseren en door te vertalen naar oplossingen);


• Communicatief vaardig (zowel schriftelijk als mondeling);


• Flexibel (in staat om snel te schakelen en te leveren);


• Teamspeler (in staat om goed samen te werken met het SAP-team van de provincie Flevoland).

Cv-richtlijnen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. Uit het cv dient duidelijk naar voren te komen waarom de kandidaat geschikt is voor deze functie.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen/ knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. Inschrijvingen met een lager uurtarief krijgen in dat geval de voorkeur boven inschrijvingen met een hoger uurtarief. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.


2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). In principe worden de beste drie kandidaten uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de provincie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn van 7 dagen gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht €2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Overige informatie

• Bring Your Own Device is van toepassing voor deze opdracht (bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop. Telefoon, software en toebehoren).


• De provincie kan verzoeken tot het ondertekenen van een geheimhoudingsverklaring;


• Voorafgaande het selectiegesprek kan een casus verstuurd worden ter voorbereiding;


• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi);


• De Verwerkersovereenkomst kan onderdeel uitmaken van de opdracht welke is te vinden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Provincie Flevoland.


• De provincie Flevoland is niet verplicht de Opdracht te gunnen.

De provincie Flevoland behoudt zich het recht voor het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten en/of de Opdracht niet te gunnen.

Door deel te nemen aan of in te schrijven op deze aanbestedingsprocedure stemt deelnemer in met alle voorwaarden van deze uitvraag.

Planning en meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 26 mei 2025, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 27 mei 2025 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De gesprekken bij de provincie zijn gepland op woensdag 4 juni 2025 van 9:00 -13:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk maandag 2 juni 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de uitkomst van de procedure.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 28 mei 2025, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.